Koen Verbanck
HR Business Partner Operations bij WAAK
Vragen die onbeantwoord blijven zorgen voor onzekerheid bij leidinggevenden en verwarring bij de medewerkers. Er was nood aan een duidelijk diversiteitsbeleid.
“Een drietal jaar geleden merkten we dat er bepaalde vragen en opmerkingen naar boven kwamen m.b.t. diversiteit. Die bleven vaak onbeantwoord, of de antwoorden verschilden afhankelijk van dienst of leidinggevende. Dat zorgde voor onzekerheid en verwarring en dat is iets wat op korte termijn niet werkbaar is. Het was duidelijk dat we dit snel en grondig moesten aanpakken.
Met snel bedoel ik dat we er meteen aan begonnen zijn, niet dat we over één nacht ijs zijn gegaan. Zo hebben we bijvoorbeeld de hulp ingeschakeld van het Agentschap voor Integratie en Inburgering. Zij hebben heel wat expertise en ervaring in huis als het gaat over diversiteitskwesties. Samen met hen hebben we een grondige analyse gedaan van onze organisatie; wat deden we al goed en waar konden we nog in groeien? Zij hebben ons gedurende het ganse traject ondersteund.
We hebben ook de tijd genomen om na te gaan wat er leeft in onze organisatie en bij onze mensen. Wie zijn onze mensen? We stonden zelf versteld van het feit dat we met 29 verschillende nationaliteiten werken en meer nog; 49 landen van herkomst. Niet onlogisch dat je personeelsbeleid extra aandacht vraagt, bovenop de uitdagingen die werken met kansengroepen al met zich meebrengen.”
Stap 1: Een werkgroep die een mandaat kreeg van de directie én die representatief was.
“In een eerste fase hebben we een werkgroep opgericht die zich specifiek met taal en diversiteit zou bezighouden. Belangrijk was dat die in de eerste plaats een mandaat kreeg van de directie om een diversiteitsbeleid uit te werken met draagkracht binnen de hele organisatie. Daarnaast moest hij ook representatief zijn. Verschillende doelgroepen en units waren vertegenwoordigd, alsook verschillende leeftijden en functies binnen de organisatie. Zo gingen we samen ons eigen verhaal schrijven.
Eén van onze eerste acties was het uitwerken van een kader rond het omgaan met volgende ‘vreemde vragen’:
1. Respect/gelijkheid
Dit gaat voornamelijk over de gelijkheid tussen mannen en vrouwen. Man en vrouw zijn niet alleen gelijk voor de wet, ook voor ons bedrijf is dit een basiswaarde waar we geen uitzonderingen op kunnen toelaten. Dit geldt evenzeer voor alle gronden van discriminatie: afkomst, handicap, geloof, leeftijd…..
2. Taal
De voertaal op de werkvloer is Nederlands. Alleen is het niet evident om als maatwerkbedrijf een minimumkennis van het Nederlands op te leggen. Maatwerk betekent net dat je open staat voor iedereen. Maar je moet natuurlijk in staat zijn instructies te begrijpen die de veiligheid en kwaliteit van je werk garanderen. Een aantal van deze instructies is al gevisualiseerd, zoals bijvoorbeeld de instructies voor de poetsploegen, maar dat is zeker iets waar we in de toekomst nog extra aandacht aan moeten besteden. We maken werk van een heus taalbeleid in WAAK. Hiervoor hebben we nu ook een taalcoach opgeleid. Daarnaast wordt voor elke anderstalige die onvoldoende kennis heeft van de Nederlandse taal een opleidingstraject Nederlands opgezet. Als je Nederlands als voertaal vooropstelt, moet je er ook in investeren. We laten mensen wel vrij om tijdens pauzes in hun eigen taal met elkaar te converseren en ook in één-op-één gesprekken kan een tussentaal gesproken worden.
3. Kledij
Dit komt natuurlijk voort uit ‘het hoofddoekendebat’. WAAK heeft al een aantal voorschriften voor kledij op de werkvloer. Zo stellen we dat bepaalde kledij niet past op de werkvloer (spaghettibandjes, teenslippers, hoge hakken, …). Hoofddeksels (petten, mutsen en dus ook hoofddoeken) zijn wel toegestaan. De enige restrictie die hier geldt is dat de oren vrij moeten zijn. Deze voorschriften hebben voornamelijk met de veiligheid te maken. Werknemers die extern aan het werk zijn, krijgen van ons een uniform. Wij hebben nu ook hoofddoeken voorzien die deel uitmaken van dit uniform. Petten en mutsen hadden we al.
4. Ramadan
Medewerkers die wensen deel te nemen aan de Ramadan worden gevraagd hier rekening mee houden bij het inplannen van hun verlof. Meer bepaald: als de gezondheid, veiligheid of kwaliteit in het gedrang dreigt te komen, kunnen onze medewerkers afwijken van de normale regeling die stelt dat een verlofaanvraag 5 dagen vooraf dient te gebeuren. Duidelijke communicatie en heldere afspraken die door alle leidinggevenden op dezelfde manier toegepast worden, vormen ook hier de rode draad. Zo vermijden we dat op basis van ‘veronderstellingen’ ad hoc beslissingen genomen worden en individuele uitzonderingen ontstaan.
5. Verlofregeling
We weten dat mensen met een migratieachtergrond vaak voor langere tijd willen terugkeren naar hun thuisland. Deze vraag leeft evenzeer bij andere werknemers die bijvoorbeeld een verre reis willen maken of die voor een zorgbehoevend familielid willen zorgen. We vragen dat iedereen maximaal de moeite doet om het collectief verlof aan te wenden als reisperiode of om alle beschikbare verlofdagen te benutten indien de periode van het collectief verlof onvoldoende zou zijn. Indien nog onvoldoende, beslist de HR of Talentcoach in samenspraak met de productieverantwoordelijke over het al dan niet toestaan van extra-verlof.
6. Stille ruimte
Die is er nog niet, maar we staan er wel voor open om dit in de toekomst te bekijken. We stellen vast dat medewerkers nu in de wagen of op de werkvloer bidden. Dit kan op voorwaarde dat de veiligheid gegarandeerd wordt en het niet storend is voor andere medewerkers. De stille ruimte zou een multifunctionele ruimte moeten worden die kan gebruikt worden om te bidden, maar evengoed voor werknemers die even weg willen van alle prikkels en tot rust willen komen.
7. Voeding
We merkten dat sommige stagiairs met een migratieachtergrond de aangeboden middagmaaltijd lieten staan. Maar ook vegetariërs of mensen met bepaalde allergieën vinden doorgaans geen passend aanbod in onze refter. We bekijken nu of er voldoende vraag is naar halal- en/of vegetarische maaltijden om dan eventueel het gesprek met de externe cateraar te kunnen aangaan. Zo proberen we voor iedereen tot een betere oplossing te komen.
8. Sanitaire ruimtes
Vaststelling: een aantal werknemers waste zich vóór het bidden aan de lavabo’s in de toiletten. Deze ruimtes zijn hiervoor niet geschikt. We hebben een aantal richtlijnen opgesteld zodat duidelijk is waarvoor je de lavabo’s kan gebruiken en waarvoor je eerder in de doucheruimtes terecht kan.
Al deze zaken worden bij aanwerving heel duidelijk doorgenomen met de kandidaten. Zij moeten zich hier ook akkoord mee verklaren. Hierdoor kunnen veel problemen en misverstanden vermeden worden.
We hebben dan ook niet dikwijls grote problemen. Een korte communicatielijn is belangrijk. Een goed gesprek kan snel veel oplossen. En ook: aan de hand van leuke activiteiten proberen we iedereen ook dichter bij elkaar te brengen. Zo konden werknemers tijdens een personeelsevenement op onze kosten een stand bouwen met lokale producten uit hun thuisland, die ze konden voorstellen aan iedereen. Zo proberen we begrip en zelfs appreciatie voor andere culturen in de hand te werken.
Zo werken we elke dag hard om de theorie om te zetten naar de praktijk. Verschillen als negatief beschouwen leidt tot uitsluiting en daarvoor is in onze organisatie absoluut geen plaats. Dat staat ook lijnrecht tegenover onze missie, die gaat over inclusie en gelijke kansen voor iedereen."
Op de foto: Koen Verbanck, HR Business Partner Operations WAAK en Purdey Van Heghe, consulent integratie-werk Agentschap Integratie en Inburgering regio West-Vlaanderen
Contacteer Koen Verbanck